軍隊の転職幹部試験の公文書作成

報告の種類が多く、異なる角度から異なるタイプに分類することができます。内容の性質によって、業務報告、状況報告、答弁報告、報告書と提出報告に分けられます。説明が必要なのは、「監査報告」、「立案報告」、「調査報告」など、一部の専門部門や個人が使用している報告書です。タイトルにも報告の二文字がありますが、その概念、創作要求は行政公文書の報告と違って、一般公文書範分域には含まれません。

　　1.作業報告書

上級機関に本部門、当組織の仕事状況を報告する報告です。主に仕事の総括に用いられ、ある段階、ある方面に政策、法令、批示を徹底する状況を反映する。仕事の状況を全面的に報告したり、あることやある仕事について特定のテーマで報告したりします。

　　2.状況報告

仕事中に発生した新しい状況、新しい問題、新しい動向を上級機関に報告し、特に突発的な事件、重大な事故、特殊な状況、重要な問題についての報告です。このような報告は、上級機関が部下の状況に応じて、速やかに措置を講じ、仕事を指導するのに便利である。

　　3.答申書

下級機関が上級機関に問い合わせて回答した報告です。

　　4.提出報告

材料、物件を上級機関に報告する際の簡単な報告です。

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1.陳述性

報告は下級機関が上級機関に仕事を報告し、状況を反映し、意見や提案を出します。したがって、報告の多くは述べたり説明したりする表現を採用しています。一般的に上からの返答を要求しないので、明らかな陳述性を持っています。

2.コミュニケーション性

部下にとって、報告は「下意上達」の主な手段であり、これによって上級機関の理解、支持、指導を得て、仕事上のミスを減らし、避ける。上級者にとって、報告を通じて情報を得て、状況を理解して、合理的な提案を得て、方策決定、指導と協調の仕事の重要な根拠とすることができます。

3.一方向性

報告書は上位の行文に対して、対応する文書は必要なく、つまり一方向性を持っています。この点で報告と指示は明らかに違っています。双方向性の特徴を示してください。返答と対応が必要です。一方的な特徴を報告するために、「以上の報告がよろしいかどうか、ご指示ください」などの結語は避けましょう。