Comment Le Comptable Gère - T - Il Les Frais De Voyage?

Les auteurs estiment qu 'il convient de tenir compte des éléments suivants.

Vérification du respect des délais de remboursement des frais de voyage.

Il convient de noter qu 'il existe des formulaires de demande de voyage autorisés et, dans le cas contraire, qu' ils ne peuvent être remboursés qu 'avec une autorisation spéciale.

Vérification de l 'adéquation des critères de voyage.

Si certaines unités fixent des normes de voyage de 30 dollars pour le petit déjeuner et de 80 dollars pour le dîner et le dîner chinois, jusqu 'à 190 dollars par jour.

Si les rembourseurs apportent un dîner de 150 $.

".

En apparence, ce remboursement n 'est pas supérieur à un jour, mais pour un repas, c' est un dépassement.

Trois.

Le gaspillage est - il un gaspillage?

Les comptables doivent s' assurer que le montant effectif des bordereaux de remboursement délivrés par les fonctionnaires chargés des remboursements dépasse les limites fixées, qu 'ils achètent des cadeaux à leurs clients ou qu' ils les accueillent en privé, et qu 'ils font des détours sans suivre les itinéraires prescrits.

Au - delà de la norme de la charge de l 'entreprise, les frais de remboursement sont pris en charge par les particuliers.

Vérification de l 'exhaustivité de l' annexe relative aux demandes de remboursement.

Données à titre indicatif uniquement, elles ne sont pas intégrées dans les notes d 'hôtels Ctrip.

La liste précise des dépenses encourues par les entreprises et les particuliers est plus claire.

Certaines entreprises exigent que les boissons dans les petits réfrigérateurs des hôtels de boisson soient prises en charge par les particuliers et que les listes de remboursement soient claires.

Vérifier si le processus de calcul des coûts est « en bon ordre ».

Chaque entreprise a son propre processus d 'approbation des demandes de remboursement des frais de voyage, qui est généralement le suivant: les demandes de remboursement sont examinées par le chef de département, puis examinées par le Département de la comptabilité et, dans la mesure où elles satisfont aux critères de remboursement et sont approuvées par le chef de département, les paiements sont effectués.

S' il est nécessaire d 'obtenir l' approbation d 'un délinquant ayant des pouvoirs plus étendus, la signature est alors approuvée par ce dernier.

Dans la pratique, il faut être prudent. Certains remboursent directement les frais.

La signature est ensuite adressée au responsable du Département et au Département des finances.

Si la vérification des comptes estime que certains de ces documents ne répondent pas aux exigences en matière de remboursement, le responsable des remboursements risque d 'avoir recours à l' approbation des dirigeants et de ne pas faire de déclaration, ce qui crée des tensions entre collègues.

Vérification de l 'avance.

S' il s' avère que des avances doivent être comptabilisées en temps voulu, faute de quoi l 'avance est toujours comptabilisée, ce qui signifie que la gestion financière n' est pas assurée.

Les frais de voyage devraient être regroupés sous la rubrique « contrôle global » et sous la rubrique « comptabilisation détaillée ».

Lors de l 'examen des frais de voyage, il faudra non seulement examiner les montants à rembourser pour l' exercice en cours, mais aussi examiner attentivement les dépenses effectivement encourues au cours de l 'année et les prévisions pour le mois en cours.

En cas de dépassement du budget, il est rappelé aux chefs de département de renforcer le contrôle des déplacements.

Dans les secteurs où les voyages sont fréquents (par exemple, les ventes), le montant total du budget réel et cumulé de chaque personne est suivi de façon à permettre aux entreprises de comparer les dépenses engagées avec les commandes des vendeurs, les nouveaux clients et les ventes.

L 'indemnité de voyage et l' enveloppe budgétaire devraient faire l 'objet d' une « analyse spécifique de la question ».

Lorsque l 'entreprise prévoit d' accorder une certaine somme en mission, y compris l 'indemnité de frais de voyage (qui est généralement calculée sur la base des critères fixés par l' administration fiscale locale pour les fonctionnaires), l 'indemnité pour faux repas, conformément à la circulaire de l' administration générale des impôts de l 'État No 89 relative à la publication des dispositions régissant certaines questions relatives à l' imposition du revenu des personnes physiques et à la circulaire du Ministère des finances et de l 'administration générale des impôts de l' État No 82 relative à la détermination de la portée de l 'indemnité de repas erronée, il n' est pas nécessaire de déduire l 'impôt sur le revenu personnel.

Si le système d 'entreprise prévoit des frais d' hébergement forfaitaires, des dépassements de crédits, des mesures d 'économie ou le remboursement des dépenses de carburant correspondantes par les employés en voiture privée pour les missions de l' entreprise, les primes d 'économie sont également incluses dans le montant de l' impôt sur le revenu des personnes physiques prélevé sur le revenu du travail des personnes remboursées.

Dans la pratique, toutes les entreprises ne sont pas en mesure de s' acquitter de leurs obligations, mais au moins certains de ces risques fiscaux devraient être connus.

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