Techniques Budgétaires Des Exposants

Réduire le budget de l'exposition est un dilemme.La direction de l 'entreprise vous demandera seulement de réduire le budget, mais elle ne vous donnera pas d' instructions claires ou précises sur ce qui doit être conservé et ce qui peut être réduit.Cette responsabilité incombe au responsable de l'exposition.Ce n 'est pas facile, car si vous prenez une mauvaise décision, cela peut d' abord affecter votre travail.

Pour les entreprises et les expositions, décider de la partie de la réductionBudgetIl n'existe pas de normes uniformes.Lorsque l 'on décide de ce qu' il convient de retenir, le Directeur de l 'exposition se trouve dans une situation difficile.

Pour certaines sociétés, les réunions sont aussi indispensables que les bords de la robe; pour d 'autres, les réceptions sont nécessaires pour établir et maintenir des relations avec les clients et ne peuvent donc être réduites.Les conférences de presse sont un luxe dont certaines entreprises n'ont pas besoin, mais pour d'autres, maintenir l'attention des médias sur les nouveaux produits et services de l'entreprise est un élément important de la stratégie de l'entreprise.

Quelle que soit la stratégie de participation de l 'entreprise, nous pouvons tirer des enseignements de la maturité des règles budgétaires ci - après, qui sont importantes dans les coupes budgétaires tirées de nombreuses expériences et erreurs.

Avant de discuter des dépenses à engager, voyons ce qui est facile à réduire.Il existe plusieurs options.

Réduire au minimum le coût des dons sur placeGestionnaire d 'expositionIl peut y avoir des plaintes, mais ils comprendront.Quoi qu 'il en soit, le don vous donnera l' idée que "cette personne n 'est peut - être pas notre client visé", a estimé un ancien expert de Intel Corporation, qui a géré le programme de participation de l' Intel de 1992 à 2000.Les dépenses consacrées par Intel à des expositions allaient de 5 000 à 30 000 dollars, en particulier lors de grandes expositions telles que comdex.Si votre entreprise, comme Intel, participait à plus de 20 expositions par an et offrait les cadeaux correspondants, les économies pourraient atteindre six chiffres.

Même si vous n 'avez pas participé à autant d' expositions, vous pouvez calculer les économies réalisées au titre des dons: d 'après une étude récente, les dons sont des dépenses ordinaires qui augmentent le budget et représentent souvent 8 à 12% du budget de l' exposition.Intel a dépensé environ 30 000 dollars, soit 1,5% du coût total de la participation à l'exposition comdex.

La réduction du coût des services de nettoyage des expositions sur un certain nombre de petites places, par exemple 10 mètres sur 10, 10 mètres sur 40 ou 20 mètres sur 20, est généralement assurée par le personnel qui y travaille.Sur certaines grandes places, comme celles de 40 x 50, 50 x 50 ou 50 m, il peut y avoir des nettoyeurs spécialisés pour nettoyer les ordures ou les déchets.Toutefois, des gestionnaires expérimentés demanderont aux nettoyeurs de nettoyer une fois le stand construit, au lieu d 'être nettoyés tous les jours en personne.Car après la première journée, le nettoyage des expositions est rare.Les coûts de nettoyage de certaines entreprises peuvent économiser en moyenne de 1 800 à 10 000 dollars par exposition par an, sans pour autant réduire le niveau des activités de nettoyage.

Vous pouvez économiser 250 à 1 800 dollars des États - Unis sans louer des plantes pour économiser des pots - de - vin.Certaines sociétés peuvent économiser 5 000 $par an, et l'exposition n'a pas l'air en colère.

Il suffit de disposer de moins de téléphones sur les stands pour répondre aux besoins.En règle générale, il faut 250 dollars pour tirer une ligne téléphonique sur un stand, ce qui permet de réduire considérablement les coûts en réduisant le nombre de téléphones.L 'avantage de ne pas installer de téléphone est aussi de permettre à votre personnel de passer moins d' appels interurbains non autorisés.

Chaque directeur d'exposition expérimenté a ses propres principes classiques pour déterminer ce qu'il faut dépenser.ExposantOn peut en tirer d'autres enseignements.

Assurer la stabilité et la continuité des travaux est un atout précieux pour la réussite de l'exposition, et un responsable de la communication sur le marché a estimé que les exposants devaient veiller à la pertinence des travaux des expositions annuelles successives.Si l'on ne met pas l'accent sur cette règle, le travail sera incertain.Après l 'exposition, le suivi des clients vous montrera ce qui est très rentable, ce qui vous permet de ne pas participer.Si, une fois, les exposants ne suivent pas les informations de leurs clients, la prochaine fois il faudra des années pour les récupérer et des centaines de milliers de dollars de plus.

L'Organisation de réunions d'équipe de vente de haut niveau est une expérience essentielle qui exige du temps en tant qu'exposants pour affronter les clients.Vous ne pouvez pas réduire les possibilités de réunion entre les clients et votre direction, les principaux vendeurs et le personnel du marché.La foire commerciale est un moyen efficace de communiquer avec les clients.Par exemple, à l'exposition comdex, les analystes du marché d'Intel rencontrent plus de 100 clients du monde entier.Si l'on veut qu'un haut responsable se rende au lieu où se trouve le client, il faut en moyenne environ 5 000 dollars par voyage.Le dernier responsable de comdex a pu rencontrer 25 clients importants, ce qui a permis d'économiser environ 100 000 dollars.Il est difficile d'estimer le montant des économies que l'entreprise pourrait réaliser en rencontrant ses clients lors d'une exposition.Imaginez les économies qui pourraient être réalisées si 10 cadres supérieurs de l'entreprise rencontraient une centaine de clients lors de l'exposition.La foire commerciale est donc une occasion peu coûteuse de contacter les clients.

Les coûts de promotion de la présentation des produits prioritaires sont essentiels pour la diffusion et la diffusion d'informations sur les produits prioritaires.Le site de l 'exposition est un lieu important pour la diffusion d' informations sur les produits.Bien entendu, les médias peuvent faire de même, mais les clients ne peuvent pas voir de produits réels ou expérimenter eux - mêmes de nouveaux produits.Cependant, toutes les expositions ne permettent pas aux clients de se faire une idée intuitive de l 'entreprise et de ses produits.Il est impossible de réaliser des économies sur le budget des foires participantes expérimentées qui dépensent une somme d'argent pour recruter des professionnels qualifiés capables de présenter les produits de l'entreprise de la manière la plus efficace et d'obtenir le plus grand nombre de retours dans le temps.

L'une des principales raisons pour lesquelles le client a été invité à participer à l'exposition a été de lui faire plaisir.Il est donc indispensable d 'accueillir les clients avec bienveillance.Les exposants devront peut - être organiser des bars ou des manifestations pour renforcer les liens avec leurs clients.Selon un participant, le client est notre raison de participer à l 'exposition, c' est aussi notre raison de faire des affaires.